郑州北大青鸟翔天信鸽软件学院
您现在的位置:北大青鸟首页 > 郑州北大青鸟名师风采 > 就业指导 > >正文
开班日期
开设班级
开班状态
04日28日
APP手机开发
已满
04月25日
高中软件班
已满
04月15日
校长软件推荐班
余5座
04月24日
IT体验活动
热招
04月20日
java就业班
热招
04月19日
大学生java就业班
余5座
月薪30000的牛人是这样写邮件的
发布来源:郑州北大青鸟 发布时间:2016-01-10 15:15 点击次数:65
文章摘要:
邮件谁不会写?写个破邮件还能跟薪水挂钩了?先看一个故事: 和他一起做事 在上家公司有一位同事张志勇,三年多时间,从一名普通的java开发工程师做到了子公司的副总裁。由于工作的性质,经常能接触到公司几位老总,有一次听到他们对张志勇的评价:跟他一起

 邮件谁不会写?写个破邮件还能跟薪水挂钩了?先看一个故事:

和他一起做事
在上家公司有一位同事张志勇,三年多时间,从一名普通的java开发工程师做到了子公司的副总裁。由于工作的性质,经常能接触到公司几位老总,有一次听到他们对张志勇的评价:跟他一起做事情总感觉很舒服,其他工作能力且不说,仅在发邮件这一件事情上,在有重要邮件时,他一定会很快回复:收到了,然后简单说明会怎样的安排;在执行过程中又会定期邮件反馈事情的进展。腹黑地说,张志勇真狡猾,在邮件这个很容易闪光的点上,他做的非常出彩。

当我们盯着别人看
——“为什么是他”的时候,
较好多想一想
——“为什么不是我?”


当我们觉得张志勇很狡猾的时候,我们不妨想一想他们思考的出发点是什么?

多为他人着想把事情做在前面
做人按这个思想去做,朋友多
做事按这个思想去做,效率高
邮件按这个思想去写,升值快

这是比技巧更高层面的东西——换位思考,提前做准备。

写邮件虽然是一件小事,但是用这个思想去写,能给你带来很多好处、避免很多麻烦。

下面我们就逐点详解:如何写好工作邮件。

 
工作邮件的用途


工作邮件用途:简单而且重要的事项沟通

★ 简单而重要的事情马上发邮件,提高你在面前的曝光率;
★ 重要事情的安排、结论,一定要发邮件,备忘、备查、提醒参与者;
★ 复杂的事情,先开会,再邮件发会议记录;
★ 不重要的事情,不要发邮件,不要让觉得你总是抓不住重点。

 
工作邮件分类


工作邮件大致可分为以下四类:
1、确认邮件;
2、需求邮件;
3、反馈邮件;
4、通知邮件。

确认邮件——存证据

口头、电话、会议交流的事情,邮件进行确认这是一个好习惯,很多人不是很注意。

比如刘杨,是一枚互联网产品经理,有一天他不巧在厕所遇到。

说:我觉得上厕所的时候测一下尿的流速,这是个很好的产品点子哦,刘杨你去做个 APP 吧!

刘杨心想,你他妈有病吧,但口头上还是夸:真是高啊!这个点子真棒!

刘杨当这是个笑话就没管这个事,结果非常气愤,把他叫到办公室里蹂躏了一番……

如果刘杨回到座位,马上写了一封确认邮件:,跟您确认一下,是不是真的要做测尿尿流速的 APP ?

回复:其实是开玩笑的啦,别当真。这下皆大欢喜,不用做无用功了。但是,请注意但是,对刘杨的印象会好很多:这个孩子做事很靠谱!

需求邮件——有细节

部门内部、跨部门、夸公司,我们经常会给别人提出工作的需求,这个大家接触的都比较多了。

需要强调的是:要把细节写清楚、量化出来,这样需求才精确,接需求的人知道怎么做,结果也不会太让你难受。

比如,真的抽风让刘杨做测尿流速的 APP ……

刘杨做好了产品原型,让UI设计师做一张产品的的背景图,没有明确尺寸、风格等细节。三天后发过来一个莫名其妙的东西,导致工期延误,刘杨就等死吧。

反馈邮件——有反应

这个是跟第2种,“需求邮件”对应的,收到别人的需求邮件后,应该尽快反馈。注意,反馈邮件较好是发两封:

封:确认收到需求,并告知对方自己的计划安排;
第二封:反馈结果输出物,并对输出物做适当的说明。

比如刘杨的觉得尿尿流速 APP 非常值得做,于是发需求邮件给刘杨。
刘杨接到后,马上写邮件给,以及研发、运营、UI设计等相关人员:

1、本周五开会讨论该项目的可行性
2、下周一编写产品需求文档
3、………………

结果周五开会一讨论,突然觉得自己很傻逼,这个事情就不用做了。

通知邮件——广播站

通知类型的邮件:

比如:《元旦放假通知》
比如:《关于刘杨晋升为公司副总的通知》

这种邮件不需要回复,也较好不要回复。因为通知邮件往往都是群发N多人的,你一回复就很可能造成大家在邮件里群聊,非常影响别人的工作。

 
工作邮件的结构


从邮件的结构看,有发送地址、标题、抬头、正文、附件、恭祝语、签名档。几个部分,下面小青重点介绍一下正文和附件需要注意的要点:

正文

正文,先要注意遵循金字塔原理,先说中心思想,再详细阐述细节。一行内容不要超过 15 个字,字体不要太小,不要太大,不要颜色怪异。(p.s. 别人的名字不要用红色,别人的名字不要用红色,别人的名字不要用红色,重要的事说三遍!)

多条内容,一定要用编号排列一下,显得你非常有条理,别人读的时候效率也高。

总之,要把邮件当成是网页去设计,根据读者的体验去考虑文案和排版。
一封邮件说的事情不要太多,还是刚才说的道理,事情多了,就需要开会了。

附件

附件少的时候较好不要打包,这个跟产品设计非常类似,能在一级页面看的东西,用户一般不愿意到二级页面去看。

附件不要太大,这个很好理解,有的公司网速很慢,你发大附件肯定有人会想要掐死你。

因附件较多,必须要打成压缩包发送的话,一定要在邮件正文里做一下附件说明,讲一下每个附件是干什么的,方便收到邮件的人查看。比如这样:

压缩包中包括:
1、xxxx 文档,是对 xxx 的说明
2、xxxx 文档,是对 xxx 的说明
3、xxxx 文档,是对 xxx 的说明

这些要点,你记清楚了吗?

在线咨询